Документооборот по командировке в туристической фирме

Очень часто сотрудники туристических фирм отправляются в командировки для участия в разнообразных выставках, ознакомления с новыми отелями, маршрутами, переговоров с будущими партнерами. Поэтому организация документооборота в туристической фирме должна быть четкой и правильной.

В случае если работодатель отправляет сотрудника в командировку в Краснодарский, Архангельский, Красноярский или другой край или даже в другую страну, он в обязательном порядке должен возместить сотруднику следующие суммы.

1. Расходы, связанные с проездом.
2. Расходы, связанные с арендой жилья.
3. Дополнительные расходы, которые связаны с проживанием командируемого вне постоянного места жительства, или, как их еще называют, суточные.
4. Прочие расходы сотрудника, согласованные с работодателем.

Однако не стоит забывать и о том, что для направления работника в командировку необходимо заполнить определенные формы документов, которые применяются при направлении служащего в командировку именно в туристических фирмах.

• Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» - применяется для оформления и направления в командировку одного командированного лица.
• Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» - применяется для оформления и направления в командировку одного или нескольких командированных лиц.
• Т-10 «Командировочное удостоверение». В нем указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, специальность, структурное подразделение, назначение и место командировки. Данную форму должен заполнять работник кадровой службы, а подписывается она непосредственно руководителем или исполняющим обязанности. Также в этом документе могут указываться дополнительные условия отправления работника в командировку, а также источники оплаты сумм. Небольшая туристическая компания может оформить приказ в одном экземпляре о направлении в командировку сотрудника, пронумеровав его в порядке возрастания, зарегистрировав в Книге приказов и хранить в архиве. Крупные туристические фирмы могут оформлять соответствующие приказы в нескольких экземплярах: для бухгалтерии, руководства и структурного подразделения.
• Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» - используется для оформления и учета задания при направлении сотрудника в командировку и является его отчетом о выполнении служебного задания.